تغییر حق امضا شرکت از جمله تغییراتی است که پس از تاسیس آن امکان پذیر است. هنگامی که شما تصمیم به ثبت شرکتی می‌گیرد، در طی مراحل مختلف از موسسان شرکت، امضا و اثر انگشت دریافت می‌شود. در واقع در سیستم های ادارات ثبت شرکت، نمونه امضای تمامی اعضا وجود دارد.
اما اینکه در فرایندهای کار شرکت چه کسی حق امضا دارد، در هر شرکت با دیگری متفاوت است. نوع شرکت از جمله فاکتورهایی است که تاثیر به سزایی بر روی حق امضای اعضا یک شرکت دارد. در اساسنامه شرکت که بیانگر چارچوب کلی فعالیت های آن شرکت می‌باشد، نام افرادی که حق امضا دارند، در آن ذکر می‌شوند. یکی از اعضای اصلی شرکت مدیر عامل است.
حق امضا در شرکت های سهامی خاص و مسئولیت محدود
همانطور که اشاره شد، یکی از موارد تاثیر گذار بر حق امضای اعضای شرکت، نوع شرکت می‌باشد. می‌دانیم که از انواع شرکت ها، دو نوع از آنها از آمار ثبتی بسیار بالایی در کشورمان برخوردار هستند. این شرکت ها عبارتند از شرکت سهامی خاص و شرکت با مسئولیت محدود.
در هنگام ثبت شرکت سهامی خاص، حداقل 5 عضو باید به عنوان هیئت مدیره معرفی شوند. بازرسین در این شرکت حق امضا ندارند، اما هر سه نفر دیگر میتوانند حق امضا داشته باشند. این موضوع با تصمیم نهایی همین هیئت مدیره صورت می‌گیرد.
در زمان ثبت شرکت با مسئولیت محدود، حداقل 2 عضور باید معرفی شوند. این اعضا می‌تواننند با همدیگر و یا به طور تکی حق امضا شرکت داشته باشند. حق امضا نیز شامل «اوراق مالی و تعهد آور» و «اوراق عادی و اداری» است. هر کدام از این بخش ها در هنگام ثبت شرکت مشخص می‌شوند.
تعیین افراد دارنده حق امضا
میتوان گفت فردی که در شرکت حق امضا دارد، برای انجام تمامی کارهای شرکت باید امضای او وجود داشته باشد. در نتیجه کسی که همچین توانایی دارد باید بسیار قابل اطمینان و امین نیز باشد. در یک شرکت، اعضا هیئت مدیره تنها افرادی هستند که میتوانند در رابطه با مسائل مهم تصمیم گیری کنند.
همچنین شخص مدیر عامل، تنها فردی است که حتما باید حق امضا داشته باشد. لازم به ذکر است که مدیر عامل می‌تواند از اعضا هیئت مدیره یا شخصی خارج از آنها باشد و در این رابطه محدودیتی وجود ندارد.
در رابطه با سایر اعضا، اینکه چه کسی می‌تواند حق امضا شرکت را داشته باشد، موضوعی است که فقط اعضا هیئت مدیره میتوانند برای آن تصمیم گیری کنند. به همین منظور در جلساتی که این اعضا با یکدیگر دارند، شخص یا اشخاصی را به عنوان دارنده حق امضا معرفی می‌کنند و باید توجه داشته باشید که در صورت نیاز امکان تغییر حق امضای شرکت وجود دارد.
تغییر اعضای مجاز به امضا
تغییر حق امضا در شرکت های مختلف به دلایل متفاوتی روی می‌دهد. افرادی که دارای حق امضا میباشند، مجاز به امضا کردن اوراق تعهدآور شرکت مانند چک، سفته، برات و عقود اسلامی و اوراق عادی و اداری هستند. برای هر کدام از بخش های «اوراق مالی و تعهد آور» و «اوراق عادی و اداری» میتوان حق امضا را منحصراً به یک یا دو شخص مستقل اعطا نمود. حتی میتوان در هر کدام از بخش ها، صاحب امضا را به صورت مشترک به دو نفر داد تا اوراق را به صورت متفقاً امضا کنند.
هنگامی که تصمیم گرفتید مدیر عامل شرکت خود را عوض کنید، باید برای تغییر حق امضا شرکت نیز اقدام نمایید. در غیر این صورت ممکن است در حین فعالیت شرکت مشکلاتی ایجاد شود که برای رفع آن به دردسر بسیاری دچار شوید.
انتخاب افراد دارای حق امضا توسط هیئت مدیره صورت می‌گیرد. هیت مدیره این افراد را از بین اعضای خود، سهامداران، سهامدارانی که عضو هیئت مدیره هستند و یا نمایندگان اشخاص حقوقی که سهامدار شرکت دیگری میباشند؛ انتخاب می‌کنند.
در این بین معمولا به مدیر عامل، حق امضای اوراق عادی و به افراد مجاز دیگر و مدیر عامل حق امضای اوراق تعهدآور اعطا می‌شود. تغییر اعضای حق امضا هم در حیطه اختیارات هیئت مدیره و هم در مجمع عمومی فوق العاده است. هیئت مدیره و مجمع عمومی میتوانند حق امضا را از شخصی سلب و به شخص دیگری اهدا نمایند.
مراحل تغییر حق امضا
- تنظیم صورت جلسه مبنی بر تغییر حق امضای مجاز شرکت
- ثبت صورتجلسه و ورود اطلاعات در سامانه ثبت شرکت ها
- ارسال صورتجلسه تغییر حق امضا در قالب پاکت پستی مخصوص
- صدور پیش نویس آگهی تغییر حق امضای مجاز شرکت بعد از چند روز که از پست مدارک گذشت
- امراجعه به اداره ثبت جهت امضا آگهی و دریافت آگهی تغییرات
- پرداخت هزینه روزنامه رسمی و کثیر الانتشار
مدارک لازم برای تغییر حق امضا
- تصویر مدارک شناسایی اعضای شرکت
- کپی آگهی تاسیس و روزنامه رسمی
- تصویر آگهی آخرین تغییرات شرکت (در صورت وجود)
