روزنامه رسمی یک ارگان یا سازمانی زیر نظر قوه قضائیه است که به عنوان سند رسمی و دولتی کشور شناخته می‌شود. این سازمان به صورت شرکت سهامی اداره شده که تمام سهام شرکت متعلق به دولت بوده و ریاست محترم قوه قضائیه رئیس مجمع عمومی شرکت می‌باشند. باید اشاره نمود که بر اساس اساسنامه قانونی کشور، هر شرکت سهامی دارای مجمع عمومی، هیئت مدیره، مدیر عامل و بازرس قانونی است. این روزنامه در فرایند ثبت شرکت نقش اساسی و کلیدی دارد. در واقع آخرین مرحله ثبت و یا انجام هرگونه تغییراتی، انتشار آگهی در این روزنامه است. باتوجه به قانون تجارت، تمامی شرکت‌ها و مجموعه‌های تجاری و غیر تجاری پس از انجام مراحل ثبتی خود موظف هستند به مدت یک ماه، اطلاعاتی نظیر نام و برند تجاری یا غیر تجاری، زمینه فعالیت، قوانین و مقرارت و … را به اطلاع عموم برسانند.

براساس حجم درخواست های زیاد و مکرر برای ثبت آگهی مجموعه های حقوقی در این روزنامه، یک بخش مجزا برای اطلاع رسانی ثبت شرکت ها در آن اختصاص داده شده است. درواقع اداره ثبت اسناد و املاک با دفتر روزنامه رسمی کشور قراردادی را امضا کرده‌اند که روند این اطلاع رسانی سریعتر و آسانتر صورت گیرد. براساس این قرار داد به محض ثبت یک شرکت یا مجموعه تجاری یا غیر تجاری، اطلاعات آن به این روزنامه ارسال شده و روزنامه نیز بخشی از خود را به چاپ اطلاعات شرکت‌های ثبت شده اختصاص می‌دهد.

اقدامات لازم برای ثبت شرکت در روزنامه

ثبت آگهی تاسیس شرکت بسیار مهم است و درصورتی که این فرایند را انجام ندهید، پروسه ثبت شرکتتان به مرحله اول باز می‌گردد. برای آنکه بتوانید آگهی ثبت شرکت خود را در روزنامه رسمی به ثبت برسانید، باید اطلاعاتی که ادامه به آنها خواهیم پرداخت را با دقت تمام در سایت روزنامه رسمی کشور به ثبت برسانید. البته پس از گذراندن مراحل مربوط به ثبت شرکت، اداره اسناد و املاک به صورت خودکار آگهی را به روزنامه ارائه می‌دهد. دقت داشته باشید باید در ارائه اطلاعات لازم توجه لازم را داشته باشید. چراکه فقط یکبار اجازه ثبت یک آگهی را خواهید داشت و امکان ویرایش آن وجود نخواهد داشت. علاوه بر آن مدارکی به منظور ثبت آگهی نیاز است که باید آن‌ها را نیز ارائه دهید.

اطلاعات لازم برای ثبت آگهی

همانطور که اشاره شد، برای اطلاع رسانی ثبت شرکت و تغییرات مربوط به آن باید اطلاعات موردنظر به طور دقیق و شفاف در این روزنامه منتشر گردد. حتی درصورتی که بعدها این اطلاعات تغییر کردند باید دوباره نسبت به آگهی اطلاعات جدید در روزنامه رسمی اقدام نمایید. اطلاعاتی که برای ثبت آگهی باید ارائه دهید عبارتند از:

• نام، نوع، موضوع، مرکز فعالیت و آدرس و مشخصات شرکت 
• تاریخ شروع به کار شرکت و در صورت محدود بودن مدت شرکت تاریخ خاتمه کار شرکت 
• ذکر نام شرکاء ضامن در شرکت های تضامنی و مختلط 
• تاریخ و شماره ثبت شرکت 
• میزان سرمایه شرکت با ذکر جزئیات موجود و تعهد شده 
• اسامی هیئت مدیره و سمت آن ها 

همچنین نسخه اصلی روزنامه رسمی شرکتتان را، نگهداری کنید.

وضعیت‌های مختلف آگهی

هنگامی که آگهی خود را در پورتال روزنامه رسمی به ثبت می‌رسانید. یکی از وضعیت زیر برای شما صورت می‌گیرد که هرکدام دارای تعبیر روبروی خود هستند:

• اخذ شده از ثبت: هزینه توسط پرداخت‌کننده پرداخت نشده و یا با موفقیت صورت نگرفته است.
• آماده ارسال به چاپ: هزینه پرداخت آگهی با موفقیت انجام شده و آگهی آماده چاپ است.
• در حال انتشار امضاء نشده: آگهی در حال چاپ بوده اما امضاء نشده است.
• منتشر شده امضاء نشده: آگهی به چاپ رسیده اما نسخه امضاء شده آن آماده نیست.
• منتشر شده امضاء شده: آگهی به چاپ رسیده است.

وظایف روزنامه رسمی

روزنامه رسمی باتوجه به جایگاه مهمی که در کشور دارد، دارای وظایف متعددی می‌باشد. از جمله وظایف این روزنامه به شرح زیر است:

• اطلاع رسانی در مورد ثبت یا انحلال تمامی شرکت های تجاری و غیرتجاری
• چاپ و انتشار قوانین و مقررات با استناد بر ماده ۳ قانون مدنی
• آگهی در رابطه با تمامی قواعد و قوانین ثبت شرکت و ثبت علائم تجاری ارائه شده توسط سازمان های ذیربط
• انجام تمامی سفارش‌های چاپی و مطبوعاتی قوه قضائیه و سازمان های وابسته
• چاپ و انتشار کلیه‌ی قوانین و مصوبات مجلس شورای اسلامی، مصوبات مجمع تشخیص مصلحت نظام، مصوبات هیئت دولت و آیین نامه ها، آراء وحدت رویه دیوان عالی کشور و دیوان عدالت اداری
• انتشار خلاصه نامه ها و آگهی های مربوط با شرکت های داخلی و خارجی ثبت شده در اداره ثبت اسناد و املاک