گاهی اوقات شرکت ها به دلیل مستاجره بودن در مکانی، کوچک بودن فضا و یا موارد دیگر باید آدرس خود را تغییر دهند. تغییر آدرس از انواع تغییرات شرکت میباشد که وظیفه تغییر آن بر عهده‌ی مجمع فوق العاده عمومی میباشد. براساس قانون تجارت این تغییر اقامت باید در اولین فرصت به اطلاع سازمان ثبت شرکت برسد و صورتجلسه‌ای برای این منظور تنظیم گردد. درواقع از نظر قانون، آدرس شرکت به عنوان نشانی معتبر شرکت شناخته میشود و باید یک ساختمان اداری باشد.
برای ثبت شرکت لازم نیست که آدرس اداری داشته باشید اما تا بازه 2 ماه پس از آن فرصت دارید تا یک مکان اداری تعیین کنید. درواقع برای تشکیل پرونده مالیاتی و اخذ کد اقتصادی داشتن سند یا اجاره نامه یک مکان اداری لازم است.
تغییر کد پستی شرکت همان تغییر آدرس شرکت میباشد و باهم هیچ فرقی نمیکنند. تفاوت کدپستی ها حتی در یک عدد نشان دهنده‌ی مکان های مختلف است. درنتیجه اگر بخواهید تنها یک رقم از کد پستی شرکت‌تان را تغییر دهید و یا به هر دلیلی آن را اصلاح نمایید، باید تمام فرآیند و مدارک تغییر آدرس شرکت که در ادامه به توضیح آن میپردازیم را بی کم و کاست انجام دهید.
تغییر کد پستی و آدرس شرکت
با توجه به مواردی که در ابتدای مطلب به آن اشاره کردیم، تغییر آدرس و یا کدپستی شرکت کامل از جمله تغییرات مرسوم است و ممکن است هرشرکت حداقل یکبار این تغییرات را انجام داده باشد. به طور کلی تغییر در آدرس شرکت و یا افتتاح شعبه های جدید، همگی در قالب ثبت تغییرات شرکت به همراه درج آگهی در روزنامه رسمی صورت میگیرد.
برای تغییر آدرس و یا کد پستی شرکت ابتدا باید مجموع عمومی فوق العاده‌ای متشکل از تمامی شرکا (در شرکت با مسئولیت محدود) و یا سهامداران (در شرکت سهامی خاص) تشکیل شود. پس از بررسی های لازمه، تصمیم نهایی در رابطه با تغییر آدرس شرکت باید در قالب یک صورتجلسه مکتوب ثبت شود.
همچنین اگر در بند 3 اساسنامه ثبت شرکت، اختیار تغییر آدرس شرکت به هیئت مدیره داده شده باشد، تغییر آدرس شرکت می‌تواند توسط هیئت مدیره نیز انجام شود.
مدارک لازم برای تغییر آدرس شرکت
- مدارک هویتی تمامی اعضای شرکت ( هیئت مدیره و سهامداران)
- ارائه صورتجلسه تنظیم شده
- تصویر روزنامه تاسیس شرکت
- تصویر آگهی تاسیس شرکت
- کد پستی محل جدید
نکات صورت جلسه تغییر آدرس
صورت جلسه‌ایی که توسط مجمع عمومی فوق العاده برای تغییر آدرس و یا کد پستی شرکت تنظیم میکند باید دارای نکات زیر باشد:
- صورتجلسه تغییر آدرس باید روی سربرگ شرکت و با مهر شرکت مکتوب شود.
- صورتجلسه باید در سه نسخه تهیه و به امضای تمامی اعضای هیئت مدیره و شرکا رسیده باشد.
- درصورتی که تغییر آدرس شرکت چشمگیر نباشد تنها داشتن صورتجلسه تغییر آدرس یا تغییر کد پستی شرکت کافی است و دیگر نیازی به تشکیل جلسه مجمع نیست. برای مثال نقل مکان در حد چند متر و یا جابه جا شدن در کوچه های یک خیابان.
- چنانچه وظیفه تغییر آدرس بر عهده اعضای هیئت مدیره است باید صورتجلسه تنظیم شده طی مدت 3 روز به سازمان ثبت شرکت ارسال شده و بارکد پستی به ثبت برسد.
مراحل تغییر آدرس شرکت
- تشکیل مجمع عمومی فوق العاده متشکل شده از تمامی یا اکثریت سهامدارن شرکت (در صورت حضور اکثریت سهامداران باید تشریفات دعوت وفق اساسنامه رعایت گردد)
- تنظیم صورتجلسه تغییر آدرس
- امضا تمامی صفحات صورتجلسه توسط حاضرین
- ارائه و ثبت صورتجلسه به سازمان ثبت اسناد در سامانه
- ارسال مدارک و تاییدیه جهت اعمال تغییرات
- دریافت پیش نویس آگهی تغییر آدرس
- مراجعه به اداره ثبت و امضای پیش نویس آگهی
- پرداخت حق الثبت به میزان 50,000 ریال
- انتشار آگهی تغییر آدرس شرکت در روزنامه رسمی کشور
تغییر آدرس شرکت سهامی خاص
شرکت سهامی خاص نوعی شرکت بازرگانی است که در تمامی سرمایه شرکت توسط موسسین تامین میشود. این سرمایه به سهام تبدیل شده و هر سهامدار براساس سهام خود در قبال سود و زیان شرکت مسئولیت خواهد داشت.
مراحل تغییر آدرس شرکت سهامی خاص همانند آنچه که پیشتر ذکر شد، میباشد. برای این منظور همانطور که اشاره شد ابتدا باید مجمع عمومی فوق العاده تشکیل شود. توجه داشته باشید که علاوه بر تنظیم صورت جلسه و امضاء آن توسط هیات رئیسه مجمع و هیئت مدیره، سهامداران شرکت نیز باید در یک لیست جداگانه میزان سهام خود را قید و آن را امضا نمایند. در آخر این لیست تهیه شده همراه با صورتجلسه باید به اداره ثبت ارسال نمود.
تغییر آدرس شرکت با مسئولیت محدود
شرکت با مسئولیت محدود از انواع شرکت های بازرگانی میباشد. در این نوع شرکت، هر یک از شرکا تنها به میزان سرمایه خود در شرکت، مسئول قروض و تعهدات هستند. فرایند تغییر آدرس شرکت با مسئولت محدود نیز همانطور که گفته شد میباشد و باید ابتدا مجمع عمومی به طور فوق العاده تشکیل شود. اما دیگر نیازی به تهیه لیستی از امضاء و میزان سهام سهامداران نیست.
