هیئت مدیره شرکت مهمترین رکن در هر شرکت محسوب می‌شود. این موضوع از چنان اهمیتی برخوردار است که در هنگام ثبت شرکت باید آنها را به اداره ثبت شرکت ها معرفی کنید. از کنار هم قرار گرفتن 2 تا 5 نفر از سهامداران، هیئت مدیره انتخاب می‌شود. منظور از هیئت مدیره قابل تمدید و یا تغییر هستند.
انتخاب صحیح هیئت مدیره از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. برای تاسیس شرکت خود باید افرادی را انتخاب کنید که قابل اطمینان و امین باشند. چراکه این گروه می‌تواند در زمینه مسائل و امورات فعالیت های شرکت، تصمیماتی را گرفته و به باقی بخش های شرکت برای به انجام رساندن ابلاغ کند.
همچنین تمامی تصمیمات هیئت مدیره شرکت، قانونی و رسمی هستند. در نتیجه باتوجه به توانایی هایی که این بخش دارد، درصورت انتخاب نادرست آنها، سرنوشت شرکت رو به نابودی خواهد رفت. درواقع اعضای هیئت مدیره، نمایندگی رسمی و قانونی شرکت در خصوص تعیین قوانین و انجام امورات شرکتها هستند. عزل اعضای هیئت مدیره برعهده مجمع عمومی عادی می‌باشد. مدت زمان اعتبار فعالیت اعضای هیئت مدیره، دو سال می‌باشد و پس از اتمام این بازه، باید برای تمدید آنها اقدام نمود.
شرایط عضویت در هیئت مدیره شرکت سهامی خاص
برای عضویت در هیئت مدیره شرکت سهامی خاص باید یکسری شرایط داشته باشید تا بتوانید در این گروه عضو شوید. در ادامه به معرفی و تشریح هرکدام از این شرایط می‌پردازیم:
اهلیت: در لایحه قانونی 1347 برای احراز سمت مدیریت شرط سنی قائل نشده است؛ در نتیجه، مدیر می‌تواند هر سنی داشته باشد، مشروط بر اینکه دارای اهلیت باشد. اما با توجه به شرایط بعدی، داشتن شرط سنی خود به خود ایجاد می‌شود.
سهام دار بودن: اعضای هیئت مدیره باید جزئی از سهامداران شرکت باشند. سهام این افراد تابع رژیم حقوقی خاصی است. البته خود شخص مدیر عامل، می‌تواند فاقد سهم در شرکت باشد.
محرومیت از مدیریت شرکت سهامی: قانون به منظور جلوگیری از نفوذ اشخاص فاقد لیاقت به فعالیت های اداری شرکت، یکسری ضوابطی را تعیین کرده است. بر اساس ماده 111 لایحه قانونی 1347، افرادی که حکم ورشکستگی آنها صادر شده است و نیز اشخاصی که به حکم قطعی دادگاه به سبب ارتکاب سرقت، خیانت در امانت، کلاهبرداری، جرایمی که در حکم خیانت در امانت یا کلاهبرداری شناخته شده، اختلاس، تدلیس، یا تصرف غیرقانونی در اموال عمومی به محرومیت از حقوق اجتماعی محکوم گردیده اند، نمی‌توانند عضوی از هیئت مدیره شرکت شوند.
ممنوعیت های قانونی مدیریت شرکت سهامی: بر اساس قوانین خاص، مشاغل و سمت های زیر نمی‌توانند عضو هیئت مدیره و یا مدیر عامل شوند:
- اصل 141: عضویت در هیئت مدیره یا مدیریت عامل انواع مخلف شرکتهای خصوصی، به جز شرکتهای تعاونی ادارات و مؤسسات را برای رئیس جمهور، معاونان رئیس جمهور، وزیران و کارمندان دولت ممنوع کرده است.
- اصل 81: باتوجه به آنکه مدیر شرکت باید الزاماً از شرکای شرکت باشد، با اطلاق این اصل که خارجیان نمی‌توانند در ایران شرکت تشکیل دهند، پس در نتیجه نمی‌توانند عضو هیئت مدیره شرکت سهامی در ایران شوند.
تمدید هیئت مدیره شرکت
همانطور که اشاره شد اعضای هیئت مدیره شرکت قابل تمدید و تعویض هستند. هیچ ملزومیتی مبنی بر اینکه این اعضا باید از ابتدای تاسیس شرکت تا آخر باید ثابت باشند، نیست. بر اساس قوانین ثبت شرکت ها، شرکت های سهامی و مسئولیت محدود برای تاسیس باید هیئت مدیره انتخاب و معرفی کنند.
شرکت سهامی خاص حداقل باید 3 عضو و شرکت با مسئولیت محدود حداقل باید 2 عضو به عنوان هیئت مدیره معرفی کند. گاهی نیز پیش می‌آید که اعضای شرکت ملزوم می‌دانند که اعضای هیئت مدیره را قبل از مدت زمان قانونی (دو سال) تغییر دهند. در این حالت می‌توان اینکار را انجام داد و فرایند کاملا قانونی می‌باشد.
مراحل تمدید و یا تغییر اعضا
پس از آنکه مدت زمان فعالیت دوساله هیئت مدیره فرا رسید، باید جلسه‌ای مبتنی بر تغییر و یا تمدید هیئت مدیره شرکت و اعضای آن تشکیل شود. بر اساس قانون تشکیل این جلسه باید مطابق با تشریفات مخصوص به خود صورت گیرد وگرنه این فرایند کاملا غیر رسمی خواهد بود. این تشریفات به شرح زیر است:
- در مجمع عادی یک صورت جلسه باید نوشته شود.
- کلیه اوراق سهام توسط شرکای شرکت به امضا برسد.
- به سامانه ثبت شرکت ها مراجعه کرده و صورت جلسه در آن ثبت شود.
- تمامی مدارک مورد نیاز سامانه مربوط به اداره ثبت شرکت ها در سایت بارگذاری شود.
- به اداره ثبت شرکت ها مراجعه کرده و هزینه های قانونی مقرر شده پرداخت شود.
- کلیه مدارک را نیز همراه با پست ارسال کنید.
- هزینه روزنامه رسمی پرداخت شود.
- یک آگهی در یکی از روزنامه های رسمی صادر شود.
مدارک تمدید و یا تغییر
- کلیه مدارک مربوط به ثبت شرکت
- روزنامه تأسیس و تغییرات شرکت
- نسخه کپی برابر اصل کلیه مدارک شناسایی اعضای هیئت مدیره شرکت
